France - Le blog officiel
Toute l’actualité des solutions professionnelles de Google
Une nouvelle culture de travail éclot chez Jardiland
mardi 16 février 2016
Fondé en 1973,
Jardiland
est spécialisé dans le végétal et les jardins. Le groupe compte plus de 197 magasins (dont 114 franchises) en France, Espagne, Belgique, Suisse et Portugal. Il réalise un chiffre d’affaires de 750 millions d’euros avec 5 500 collaborateurs (magasins en propre et franchisés).
Témoignage de Patrick Barrabé, responsable Intranet, outils collaboratifs et médias sociaux
« Depuis 2011, la quasi totalité des salariés de Jardiland travaille avec les outils de
Google for Work
(
Apps for Work
,
Drive
,
Gmail
). 90 % utilisent par exemple Gmail for Work, aussi bien au siège que dans nos succursales.
Plasticité
Ces personnes ont acquis une culture du changement. Ce n’est pas une question de génération mais de ‘plasticité du cerveau’ : oser tester, expérimenter par soi-même. Les outils Internet comme ceux de Google modifient notre perception du changement. Celui-ci devient une réalité en flux continu, qui rend désireux d’évoluer, de se remettre en question.
Cela développe une culture d’ouverture et d’agilité dans les comportements, y compris pour des salariés qui totalisent plus de trente ans de maison ! Cette transformation est vraiment remarquable et change radicalement les pratiques de travail.
Des Ninjas formateurs
La peur de ne pas savoir bien faire représente souvent un frein. Pour le lever, nous déployons actuellement les modules de formation à distance de
Cloud Ninjas
. Au moment voulu, en quelques minutes, on peut ainsi s’initier ou se perfectionner à une fonction de Drive ou d’Apps for Work, qu’il s’agisse de construire en temps réel un compte-rendu collectif, de produire des tableaux, de créer un formulaire interne ou externe… D’un clic sur l’icône du Ninja, un tutoriel s’affiche en surimpression des documents Apps for Work et Drive.
Dans un premier temps, les 170 collaborateurs du siège vont bénéficier du dispositif, qui sera ensuite étendu aux magasins. Ce format est vraiment adapté car il s’insère dans la journée de travail sans la perturber, et intègre en prime une dimension ludique et motivante (on peut organiser des défis entre équipes).
En pratique
La culture du formulaire en ligne est devenue un réflexe chez Jardiland. La direction administrative et financière en utilise un, développé sur mesure dans
Google Forms
, pour centraliser les erreurs de facturation des fournisseurs ainsi que les chiffres de vente des magasins. Les ressources humaines et les directeurs de magasin se servent également de formulaires partagés pour comptabiliser les mobilités entre magasins, lorsque des salariés viennent en appui pour quelques jours ou semaines. Le contrôle de gestion intègre ces éléments dans ses tableaux de bord de performances et de masse salariale.
En termes de personnel, l’intégration des recrues est facilitée par un formulaire unique qui déclenche la demande d’ordinateur, de badge, d’identifiant électronique. Le manager et les services concernés sont directement informés.
À l’aide
des feuilles de calcul
, les directions régionales construisent leurs rapports, effectuent les saisies prévisionnelles par magasin, en connexion avec le progiciel de gestion interne. Avec
Agenda
, les services généraux supervisent l’occupation des salles de réunion mais aussi la disponibilité des véhicules de service. Les réservations se faisant directement dans l’agenda partagé de Google.
Dans tous ces cas d’usage,
Chrome for Work
sert d’interface universelle pour accéder aux données et aux processus d’entreprise.
Des contenus internes multipliés par sept
Depuis l’été 2015, nous disposons d’un tout nouvel intranet construit avec
Google Sites
et développé par l’intégrateur
Cirruseo
avec qui Jardiland travaille main dans la main. Cirruseo, partenaire premier recommandé par Google for Work, a pris en charge le déploiement, l’intégration et l’accompagnement de Jardiland tout au long du processus de basculement de l’entreprise vers ces nouveaux outils.
C’est dans ce contexte que Cirruseo a intégré à l’intranet Jardiland
Powertools for Google Drive
TM
de
Designed 4 Work
qui apporte une couche de gestion documentaire, la recherche de documents, les flux de validation, et un design qui s’adapte automatiquement au terminal (micro ordinateur, tablette, mobile). Grâce à l’expertise de Cirruseo, l’outil a été mis à disposition des salariés de Jardiland en moins de deux semaines. Les utilisateurs ont ainsi un espace sécurisé pour placer leurs documents, les partager et les travailler à l'intérieur de leur intranet. La puissance et la simplicité de cet outil ont multiplié par sept le nombre de publications dans l’Intranet ! ».
La transformation des DSI
lundi 1 février 2016
Au cours des trois prochaines années, 75 % des directeurs informatiques pensent faire évoluer leur leadership selon deux axes : une vision élargie de leur mission et une autonomisation accrue des utilisateurs.
Dans les deux cas, le cloud apporte sa contribution. Découvrez dans cette infographie les neuf axes d’amélioration de l’informatique via Internet — de la collaboration facilitée à la réduction des dépenses, en passant par une sécurité accrue, une administration simplifiée et la mise en mobilité du système d’information.
Migrer vers Google for Work sans surcoût
mardi 24 novembre 2015
Publié par Rich Rao, directeur des ventes, Google Apps for Work
Traitements de texte et tableurs fondent les piliers de la bureautique. Mais avouons-le : pendant longtemps, ces logiciels ont ressemblé à une berline de classe moyenne : solide, fiable, équipée de nombreuses fonctionnalités, mais un peu terne. En créant Google Docs en 2007, nous voulions construire une suite d’outils qui permette de travailler ensemble d’une façon à la fois neuve, simple et évidente. Neuf ans plus tard, Google Docs représente une véritable « centrale de productivité ».
Un soutien financier
C’est le moment idéal pour vous faire profiter de cet outil de collaboration inégalé. Google Docs dispose en effet de toutes les fonctions indispensables d’un traitement de texte classique, avec en prime des fonctions novatrices telle que la dictée vocale ou “Explorer”, qui sert à mettre en exergue des informations.
Nous sommes tellement convaincus de la pertinence de Google Docs pour votre travail que nous vous en facilitons l’essai : votre entreprise souhaite migrer vers notre outil mais est encore sous contrat avec un autre éditeur informatique ? Nous couvrons les frais de licence de Google Apps for Work jusqu'à ce que votre précédent contrat soit achevé. Nous prendrons même en charge une partie des coûts de déploiement et vous faciliterons la prise en main avec un de nos partenaires Google for Work.
Transparence et réduction des coûts
Nous vous proposons un contrat clair et simple, sans mauvaise surprise. Il existe une nouvelle façon de travailler, et nous pensons qu'une fois que vous aurez testé Google Docs et la suite Google Apps for Work, vous n’aurez plus envie de revenir en arrière. Nous voulons vous aider à découvrir toutes ces possibilités dès maintenant, y compris si vous êtes engagés dans un accord d’entreprise avec un fournisseur tiers.
Contactez-nous
pour connaître les détails de notre programme de migration.
Google soutient la transformation numérique du n°2 mondial des ressources humaines
mardi 23 septembre 2014
Fondé aux Pays-Bas en 1960, le
groupe Randstad
est spécialisé dans le recrutement, l’intérim, la formation et les services sur sites.
Randstad France
réalise un chiffre d’affaires de près de trois milliards d’euros, avec 3 800 salariés qui desservent 50 000 entreprises clientes. Chaque semaine, l’entreprise délègue 62 000 collaborateurs intérimaires et recrute plus de 15 000 professionnels.
Christophe Montagnon, directeur de l’organisation, des systèmes d’information et de la qualité du groupe Randstad France
« Randstad France a été pionnier en basculant dès 2011 dans l’environnement Google Apps. Depuis, le groupe a effectué le même choix au plan mondial, avec 29 000 salariés dans 40 pays qui ont transformé leur façon de travailler, d’échanger et de partager. Si c’était à refaire, je referai le même choix : les outils de Google ont simplifié nos processus, enrichi nos modes de travail et rapproché les équipes au sein des pays et entre les filiales.
L’union fait la force
Dès l’activation de
Google Apps
for Work
, notre culture d’entreprise a changé. L’intégration native de ces outils (Documents, Agenda, Contacts, Drive, Hangouts, Sites, Google+) fait que le travail se pense d’emblée de façon collective, en agrégeant des expertises issues de partout.
Les forces commerciales créent ainsi des ‘coalitions métiers’ au service des clients : les managers de zone partagent des documents et collaborent en direct avec des responsables des fonctions juridiques, commerciales, marketing, contrôle de gestion, qualité, relation client… La proposition commerciale est enrichie en temps réel par l’apport de toutes les parties prenantes. En prime, nos 250 managers équipés de tablettes consultent ou alimentent ces données à tout moment, en situation de mobilité. Nous y gagnons en pertinence, rapidité et impact.
Renforcer l’appartenance dans un réseau décentralisé
La visioconférence par Hangouts fait non seulement économiser du temps et de l’argent, mais elle accroît surtout les échanges entre les 900 agences et bureaux réparties dans la France. Cela crée des passerelles entre les métiers, les équipes et le management.
Au sein des fonctions d’entreprise et des filières métiers, Google Sites et Google+ constituent les plates-formes d’animation. Les thèmes couverts vont de l’évolution de la réglementation à la mobilité, en passant par les opportunités commerciales. Pour tout ce qui touche au traitement des réclamations des clients ou des candidats, Google sert de socle d’échange entre les services juridique, qualité et satisfaction des clients. Dans la filière ‘métiers du nucléaire’, ces outils fédèrent le travail de nos agence habilitées à déléguer du personnel en milieux radioactifs.
La puissance à portée de clic
C’est dans tous ces aspects que le
cloud
révolutionne le travail quotidien : les salariés disposent d’outils extrêmement puissants et simples d’emploi. Ils fabriquent les processus qui leur conviennent. Et ce, quels que soient leur niveau hiérarchique, leur métier et leur filière.
Comparé à la situation de 2011, Randstad est ainsi passé d’une simple messagerie électronique à un service numérique qui structure tout le travail de l’entreprise, de façon collective et instantanée. Dans le même temps, notre service d’assistance technique a vu le nombre de ses interventions divisé par trois !
Et demain...
Notre rôle en tant que DSI consiste à bousculer les codes établis. Nous ne nous contentons plus de transcrire des besoins métiers en outils informatiques. Nous cherchons à co-inventer de nouveaux modèles. Nous devenons une agence de services et de développement économique. »
Un bond en avant pour le géant australien de la distribution
jeudi 13 février 2014
Semaine spéciale « distribution spécialisée »
Fondé en 1924 à Sydney,
Woolworths
emploie 200 000 personnes en Australie et Nouvelle-Zélande et sert chaque semaine 28 millions de clients. Le groupe possède plus de 3 000 magasins qui vendent toutes sortes de produits, de l’alimentaire au bricolage, en passant par la décoration, les carburant, les alcools et spiritueux.
Dan Beecham, directeur des systèmes d’information, Woolworths Limited
« En tant que distributeur innovant, nous sommes toujours en quête de technologies qui facilitent les achats de nos clients, que ce soit en magasin, depuis leur domicile ou en mobilité, via leur téléphone. Cette démarche s’applique aussi à nos employés, qui ont besoin de synchroniser leur travail quels que soient l’endroit où ils se trouvent et le périphérique utilisé.
C’est la raison pour laquelle nous avons équipé 26 000 de nos salariés de
Google Chrome
et de la suite collaborative
Google Apps
(Gmail, Agenda, Hangouts, Drive). C’est la première étape d’une transformation à l’échelle de tout le groupe, qui doit renforcer notre efficacité et notre productivité par la collaboration.
Ce déploiement fait suite à un
projet pilote
mené en 2012 auprès de nos directeurs de magasin. Équipés d’iPads et d’une application développée sur mesure dans
Google App Engine
, ces responsables restent au contact des clients et des équipes, dans les rayons, en étant connectés en un clic à notre assistance informatique en cas de problème.
Nous réfléchissons également à la façon dont
Google+
,
Google Drive
et
Google Sites
peuvent faciliter notre activité et nos processus. Et bientôt, les équipes du marchandisage et des services régionaux, dispersées à travers le pays, bénéficieront de l’outil de coédition en temps réel
Google Docs
.
Simples et intuitives, les technologies de Google renforcent les interactions entre les employés, à tous les niveaux de notre entreprise. C’est une évolution vers un mode de travail innovant et plus efficace. »
Pour Celio, la vitesse des Google Apps représente le plus grand retour sur investissement
mercredi 12 février 2014
Semaine spéciale « distribution spécialisée »
Marque de prêt-à-porter,
Celio
crée ses lignes de vêtements et les distribue dans 70 pays, via un réseau de 750 magasins affiliés ou succursales et de 250 franchisés. Implanté sur les cinq continents, le groupe emploie 3 500 personnes et vend 35 millions d’articles par an.
Laurent Rousset, directeur de l’organisation et des systèmes d’information
« Avant octobre 2012 et le déploiement de
Google Apps
, Celio ne disposait pas d’outils performants pour partager et diffuser mondialement des informations liées aux ventes, au marketing, aux approvisionnements - sachant que nous possédons des bureaux spécialisés à Hongkong et au Bangladesh, et une filiale en Inde.
D’un clic, de l’idée à la réalisation
Désormais, nous disposons de 1 600 comptes de messagerie Google qui ont remplacé nos cinq anciens services de messagerie hébergée. Google Apps représente l’aboutissement du partage en mode Web, avec la possibilité de se connecter de partout dans le monde via toute interface fixe ou mobile, avec une très grande simplicité d’utilisation. En termes économiques, ce nouveau service revient au même prix que la messagerie de notre seule filiale belge auparavant… Soit une division par seize du coût unitaire !
Des remontées de vente en temps réel
La vitesse d’exécution fait partie des enjeux clés dans la distribution et encore plus dans la mode. Avec les Google Apps, chaque salarié de Celio a la possibilité de créer et d’adapter ses outils de travail, sans solliciter la direction informatique. C’est instantané et c’est évident. Toute l’information produite devient immédiatement partageable, mondialement. C’est là que réside le plus grand retour sur investissement pour nous.
Ainsi, nous avons automatisé et accéléré la consolidation des ventes lors des pics d’activité des soldes ou des fêtes de fin d’année. Auparavant les directeurs de région et de zone passaient 4 000 appels par jour auprès des responsables de magasin pour collecter ces informations. Maintenant, les données sont automatiquement collectées, centralisées et partagées à l’international grâce à des feuilles de calcul et à des graphiques dynamiques alimentés par Google Apps Script.
Les formulaires sont utilisés au quotidien par les équipes opérationnelles pour collecter de l’information sur les lieux de vente. L’accès à ces informations directement dans des feuilles de calcul et des graphiques permet une exploitation directe et sans besoin de retraitement.
Une organisation sur mesure
Le gain de temps et d’énergie est identique concernant l’échange de documents à l’international : données de fabrication, achats de textiles, informations sur la logistique. Tout est centralisé et amendé en temps réel dans
Google Drive
, ce qui a supprimé l’échange incessant de courriels volumineux ou le recours à des serveurs FTP ou à des solutions tierces non maîtrisées.
Les déplacements et les plannings des forces commerciales sont programmés via
Google Agenda
. Les équipes de Celio utilisent ce même outil pour piloter leurs projets techniques, financiers, logistiques, commerciaux… Là aussi l’accélération est énorme : dès la fin des réunions, les comptes-rendus et les tableaux de levées d’alertes saisis dans
Google Docs
sont accessibles à toutes les personnes concernées via des Intranet
Google Sites
.
Google Sites nous sert également à partager des sources avec nos fournisseurs, qui fabriquent les vêtements, et nos franchisés. Ces extranets sont totalement pilotés par les métiers sans aucun recours à la direction informatique, ils permettent la disponibilité en temps réels de nos cahiers des charges et de nos informations marketing.
Communication internationale
Autre fonction importante, Google Vidéo. Nous utilisons cette plate-forme comme vidéothèque, pour diffuser en interne des clips de formation et des tutoriels, en complément de nos offres de formation à distance. Enfin,
Hangouts
facilite la communication entre nos directions et filiales, via de la messagerie instantanée et vidéo.
Adoption rapide
Aidés par
G Partner
, nous avons réalisé en quelques semaines le transfert des comptes de messagerie, en centrale, en restituant aux salariés l’intégralité de leurs archives. Une formation de trois heures suffit à ce que les personnes s’acclimatent et adoptent le nouvel environnement de travail de Google – sachant que beaucoup d’entre eux l’utilisaient déjà dans un cadre personnel. »
Bonduelle stimule la pousse collective des savoirs et des bonnes pratiques
mardi 16 juillet 2013
Entreprise familiale créée en 1853,
Bonduelle
dispose de 57 sites industriels et d’auto-production dans 18 pays. Le groupe est le leader mondial du légume prêt à l'emploi. Ses marques (Bonduelle, Cassegrain, Arctic Gardens, Globus) sont distribuées dans 100 pays et alimentées par 3 500 planteurs cultivant 115 000 hectares. L’entreprise réalise 1,77 milliard d'euros de chiffre d’affaires avec 8 970 salariés, dont 3 500 possèdent un compte de messagerie.
Marie-Charlotte Bouchery, directrice des infrastructures informatiques :
« Depuis l’arrivée de
Google Apps for Business
, les salariés du groupe ont pris le réflexe de se demander : et si nous portions tel processus ou service vers cette plate-forme ? L’effet Google est assez ‘magique’ car les utilisateurs sont autonomes dans la production et le partage d’informations. C’est très riche et cela ouvre de nouvelles possibilités. Nous le constatons chaque jour depuis novembre 2012 et la décision du groupe d’évoluer vers un fonctionnement ‘en réseau’ et un management transversal. Google facilite ce changement culturel.
Commencer par les « + »
Au sein de la direction informatique, nous avons dans un premier temps privilégié l’innovation. Pour gagner l’adhésion des utilisateurs, nous avons d’abord mis à leur disposition
Google Drive
,
Google +
et la visioconférence par
Hangout
– un service qui s’est propagé comme une traînée de poudre ! –,
Gmail
sera quant à lui activé en novembre 2013.
Nous avons également opté pour un déploiement auprès d’un premier ensemble d’utilisateurs, impliqués dans des groupes de travail multi-sites, multi-langues, multi-métiers - marketing, production, maintenance, logistique... Dès la fin décembre 2012, la plate-forme Google avait fait ses preuves auprès du groupe pilote, et répondu à nos attentes en matière de coproduction de documents, de collaboration, d’animation de communautés internationales.
Face à d’autres réseaux sociaux et outils collaboratifs, Google se démarquait par la puissance de ses fonctions de coédition, sa facilité de déploiement, son excellent rapport coût / performance. En prime, l’image innovante de cette entreprise crée du sens en interne et nous aide à nous projeter vers le futur.
Propagation rapide
Entre janvier et juin 2013, nous avons étendu le ‘cercle’ Google à 3 000 salariés du groupe, avec l’aide de
Revevol
pour la conduite du changement, la migration des messageries, de la gestion électronique de documents et des bases documentaires. Le nombre de
Google Docs
coédités et le stockage partagé dans Drive augmentent très vite.
Des communautés se sont rapidement constituées via les communautés Google+, pour partager entre collègues et experts de Bonduelle.
Par exemple, les responsables d’usines et d’approvisionnement de la filière maïs partagent des bonnes pratiques, des sources d’information, des vidéos, et échangent sur tout ce qui concerne la production de maïs en Europe et en Amérique du Nord. C’est enrichissant pour les contributeurs, avec de forts gains de productivité. La confrontation des points de vues d’experts débouche en effet sur des optimisations de processus dans nos usines.
DSI facilitatrice
Le rôle de la DSI évolue :
nous sommes sollicités sur la façon de créer et d’animer une communauté professionnelle. Nous créons également des formations expertes sur les tableurs Google pour les contrôleurs de gestion et les responsables logistiques, qui utilisent des documents partagés pour construire leur budget pour les premiers et les plans de transport pour les seconds. Les ingénieurs en recherche et développement utilisent aussi ces outils pour améliorer et accélérer leurs travaux. À terme, nos bases de connaissances et notre GED web seront en partie partagées avec nos fournisseurs, clients, partenaires technologiques ou agroalimentaires, à travers des
Google Sites
dotés d’une gestion documentaire intégrée. »
En chiffres :
Après six mois d’utilisation, les salariés de Bonduelle avaient créé et partagé :
9 000 feuilles de calcul Google Spreadsheet
7 500 documents Google Docs (triplement en un trimestre).
2 500 Google Présentations (doublement en un trimestre).
15% des collaborateurs participent déjà aux communautés Google+ Bonduelle. Tous les jours, davantage de salariés créent ou rejoignent ces communautés.
30 Go de stockage : la nouvelle frontière du stockage signée Google Apps
mardi 14 mai 2013
Publié par Clay Bavor, directeur product senior, Google
Google Apps for Business représentant un espace de travail unifié, il était logique de faire fusionner la capacité de stockage disponible dans Gmail, Drive et Google+.
Désormais, chaque utilisateur de
Google Apps for Business
disposera de 30 Go de données pour, par exemple, insérer le lien d’un
fichier Drive dans un email
, ou partager des photos en haute définition et des documents
depuis Drive vers Google+
.
Ces possibilités définissent un nouveau standard de stockage en ligne - d’autant plus que les textes, les tableaux et les présentations créées avec
Google Docs, Sheets et Slides
, ne sont pas pris en compte dans le décompte de l’espace de stockage disponible.
Les détenteurs de comptes Gmail gagnent ainsi 5 Go de données supplémentaires. Bien sûr, il est possible d’acheter plus d’espace - jusqu’à un maximum de 16 téra octets par utilisateur. Ou bien de reporter vers Google Drive une capacité de stockage inutilisée dans Gmail.
Ces choix s’effectuent via les paramètres du compte
Google Drive
. Lorsque la souris passe au-dessus du graphique, s’affiche automatiquement la répartition de la capacité de stockage entre Google Drive, Gmail et Google+ Photos.
Google Apps relie 1 000 salariés d’une agence de publicité à travers 3 continents
jeudi 20 septembre 2012
Entretien avec Ian Dobb, DSI global par interim, BBH
Dans une agence de communication, la collaboration représente le carburant des nouvelles idées. Au sein de l’agence internationale
Bartle Bogle Hegarty (BBH)
, la messagerie électronique Lotus Notes montrait ses limites et freinait la collaboration entre les directeurs de clientèle, les chefs de projet, les responsables artistiques et les concepteurs rédacteurs. Clairement, il était temps de passer à une technologie de pointe, capable de soutenir l’effervescence créative, la production quotidienne et le développement commercial de BBH.
Une passerelle entre continents et fuseaux horaires
Aidée des experts de Google et du partenaire
Appsbroker
, l’agence a donc mis en place l’environnement de communication et de collaboration Google Apps. En complément du courrier électronique et de l’agenda partagé, les salariés de BBH discutent désormais en temps réel, en duo ou en groupe, grâce à des
vidéo conférences
intégrées dans
Google+
. Le comité exécutif de l’agence utilise également la communication par Hangout. L’outil rapproche ainsi les filiales de BBH implantées dans cinq pays et trois continents différents. En prime, il fait économiser à l’agence un budget annuel de 100 000 £ comparé à l’ancien système de visioconférence.
Un système d’information toujours disponible, même en cas de sinistre
L’accès en mobilité, nativement intégré à
Google Apps
, a aussi fait la preuve de sa valeur inestimable. En effet, l’hiver dernier, l’immeuble de Londres dans lequel travaillent 450 salariés de BBH a subi un dégât des eaux, entrainant la coupure de tout le système électrique du bâtiment. Les salariés ont continué à travailler quasi normalement grâce à
Gmail
,
Hangouts
et
Google Docs
, depuis leur domicile ou des cafés dans les environs.
BBH franchit actuellement un nouveau palier. Sur la base du serveur d’applications Web
Google App Engine
, Appsbroker développe un outil qui facilitera l’exploration des contenus et des projets agrégés au fil des ans par l’agence. Pour une entreprise dont l’activité est fondée sur les idées et l’inspiration, c’est un facteur clé de différenciation et de valorisation de son capital immatériel.
« Par l’évolution permanente de son offre collaborative, Google Apps facilite nos processus de création et de production, rationalise et accélère le travail des équipes. Ainsi, nous répondons mieux et plus vite aux aspirations de nos clients »
, conclut Ian Dobb.
Essilor : une seule messagerie collaborative pour 17 000 salariés du groupe
lundi 21 mai 2012
Entretien avec Bernard Duverneuil, directeur des systèmes d’information d’Essilor
Numéro un mondial de l’optique ophtalmique, coté à la Bourse de Paris (CAC 40),
Essilor
réalise un chiffre d’affaires de 4,2 milliards d'euros avec 48 700 collaborateurs. Présent dans une centaine de pays, le groupe dispose de dix-neuf usines, 390 laboratoires de prescription, des centres de recherche et développement... L’activité d’Essilor progresse à la fois par croissance interne et par des acquisitions régulières. Peu à peu, le groupe s’est trouvé confronté au problème de messageries électroniques et d’annuaires d’entreprise obsolètes ou disparates.
« Les filiales récemment intégrées, qui comptent de quelques dizaines à plusieurs centaines de salariés, ne disposaient pas d’outils informatiques communs avec le reste du groupe,
explique Bernard Duverneuil, directeur des systèmes d’information d’
Essilor
. Nous avons souhaité faire d’une pierre deux coups en délaissant nos anciens systèmes de messagerie et de collaboration et en évoluant vers une seule plate-forme en ligne »
.
Une transition en six mois à l’échelle mondiale
Face à d’autres offres en ligne,
Google Apps
obtient en 2011 la préférence d’Essilor, par sa facilité d’utilisation, sa rapidité de mise en œuvre, ses multiples possibilités et son rapport coût / performance / qualité. Avec l’aide de consultants de Cap Gemini, la DSI du groupe réalise alors trois programmes pilotes. Tout d’abord, mille informaticiens de l’entreprise se mettent à utiliser la suite collaborative Google Apps pendant six mois. Puis le projet s’étend à quelques équipes de vente et de formation dans le monde. Enfin, l’ensemble des salariés en Espagne bascule vers Google Apps.
« Nous avons ainsi validé au fur à mesure les méthodes de déploiement et de conduite du changement, affiné nos supports de communication et de formation interne sur ce qui constitue plus qu’un changement de messagerie, mais bel et bien l’évolution vers une entreprise collaborative à l’échelle mondiale »
, déclare Bernard Duverneuil.
Débuté en 2012, le transfert des 17 000 comptes de messagerie prendra fin en juillet, soit deux mois plus tôt que prévu dans l’agenda initial. Afin de favoriser une transition réussie, trois formations successives sont systématiquement assurées auprès des utilisateurs :
Sur la messagerie et le partage de documents (
Gmail
remplaçant Microsoft Outlook et Exchanger Server)
La collaboration en ligne (
Google Docs
,
Gtalk
)
Les sites Intranets (
Google Sites
succédant à Sharepoint Server)
Autrefois accessibles à seulement deux tiers des hauts cadres du groupe, le nouvel intranet dédié aux managers relie désormais toutes les filiales de façon homogène. Et les directions métier s’approprient de nouveaux usages.
L’informatique faite par les utilisateurs
Des sondages internes ont montré que 80 % des salariés sont satisfaits des
Google Apps
. Les personnes se montrent enthousiastes quant aux nouvelles possibilités offertes, et créent un effet d’entraînement via les sites et les documents partagés.
« Notre rôle à la DSI consiste à fournir un cadre technologique qui favorise les initiatives des utilisateurs,
insiste Bernard Duverneuil.
Par exemple, les commerciaux partagent en temps réel leurs prévisions au travers des feuilles de calcul Google quand auparavant ils passaient plusieurs jours à compiler des tableaux Excel. Pour les demandes urgentes, les préparateurs suivent en direct l’avancement des commandes clients, via tout terminal fixe ou mobile. Les formateurs postent en ligne des vidéos et des didacticiels. Les différentes DSI régionales font plus régulièrement des points par vidéo conférence par Gtalk, sans équipement dédié ».
Grâce au nuage d’applications Google, la direction informatique favorise le décloisonnement du groupe et fait en sorte que les nouvelles entités se sentent tout de suite partie prenante de la performance globale, en étant directement reliées aux informations, documents et sites partagés.
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Google Atmosphere Paris
pour découvrir le témoignage d'entreprises passées à Google Apps dont Essilor, Axa Tech, Chronopost International, Aperam et Valeo avec le Club Utilisateurs Google Apps, le
6 juin 2012
à la Maison de la Mutualité.
Les Google Apps permettent une sédimentation du savoir au sein de l’institution
mercredi 29 février 2012
Entretien avec Benjamin Six, Responsable des Etudes et de l’Innovation à l’ESSEC Business School
L’
ESSEC
est une grande école de commerce internationale qui compte 4 400 étudiants et un peu moins de 5 000 participants à la formation continue sur trois campus (Cergy-Pontoise, La Défense et Singapour). L’ESSEC c’est aussi un budget de 100 millions d’euros pour une entreprise de 600 salariés et de 141 professeurs permanents. Ses deux principales missions sont la pédagogie et la recherche. Depuis maintenant 3 ans le groupe est passé à Google Apps. Retour sur cette expérience avec Benjamin Six, Responsable des Etudes et de l’Innovation à l’ESSEC Business School.
Pourquoi être passé aux outils 100% Web de Google Enterprise ?
Notre décision de passer à Google remonte à 2009 quand nous nous sommes rendu compte que les outils informatiques grand public étaient plus performants pour nos étudiants, nos collaborateurs et nos professeurs que les outils informatique professionnels.
Nous avions le choix entre continuer à utiliser des outils corporate, mais moins efficaces, ou basculer vers une autre manière de penser l’IT, en prenant des outils grand public et en leur ajoutant des bonnes pratiques pour en faire des outils adaptés à l’entreprise.
Ce que vous décrivez pour 2009, ce sont les débuts de la “consumérisation” de l’IT ?
Oui, exactement ! Dans le même temps, cela a transformé le rôle des responsables du système d’information. Nous sommes passés d’une phase où nous proposions des solutions techniques, à un rôle de conseiller sur les usages possibles de ces solutions.
Quels sont ces nouveaux usages et les bénéfices que vous en avez tiré ?
A l’ESSEC, nous avons toujours mis la collaboration au centre des apprentissages. Un des usages les plus importants que l’on a des
Google Apps
, c’est d’ouvrir des espaces de cours via
Google Sites
et
Google Docs
. Chaque cours et chaque promotion peut avoir son propre site.
Cette solution permet aux élèves et aux enseignants de partager des informations et des documents très librement et très efficacement. Et en plus cela rallonge la durée de vie de l'information. Nous ne fermons aucun espace. Ils sont tous accessibles “à vie”. Cela permet en quelque sorte une sédimentation du savoir au sein de l’institution. Nous avons par exemple plus de 60 000 documents et entre trois et quatre mille sites qui sont aujourd’hui archivés sur la plate-forme. C’est une volumétrie gigantesque que seules les Google Apps permettent de générer.
Notre rôle par rapport à ces outils c’est simplement de conseiller les usagers et de leur apprendre à les utiliser de la manière la plus pertinente possible. Il ne s’agit même plus de les former. Nos étudiants savent déjà se servir des Google Apps avant d’arriver à l’école ! En fait... ils les utilisent dans leur vie personnelle.
Indépendamment des étudiants, qu’en est-il de la partie entreprise de l’ESSEC ? La branche administrative de l’école utilise-t-elle également la solution 100% Web de Google ?
Complètement ! On a laissé une grande liberté lors de la migration. Ce sont les utilisateurs eux-mêmes qui ont choisi d’utiliser les Google Apps plutôt que les anciennes solutions traditionnelles. On n’a rien imposé à personne mais la tendance est clairement en faveur des solutions de Google. Et aujourd’hui, tout le monde les utilise quotidiennement.
En tant que Manager IT, quels conseils donneriez-vous aux décideurs d'entreprises qui hésiteraient à passer au Cloud de Google ?
En fait, je pense que nous sommes aujourd’hui à un point de rupture pour les DSI. Le Cloud et le SaaS (NDR : logiciels à la demande) sont en train de mettre fin à leurs suprématies. Aujourd’hui, les directions métiers et les utilisateurs peuvent tout à fait mettre en place une solution sans passer par la direction informatique.
Le challenge pour un manager IT actuellement c’est donc de réinventer son métier et de prouver aux autres directions que la fonction est non seulement pertinente, mais créatrice de valeur pour l’entreprise.
Sur des choses aussi indispensables que la bureautique et la messagerie, la démonstration est très simple : il faut juste montrer aux utilisateurs que nous sommes à l'écoute de leurs besoins.
Un des résultats importants dans ce projet de bascule vers les Google Apps, c’est qu’on est passé d'une DSI qui disait « non ! » (je caricature), à une DSI qui dit aujourd’hui « vous pouvez faire encore plus ; vous, utilisateurs, vous avez les moyens pour beaucoup plus ».
Les outils de Google nous ont aussi permis de gagner énormément de temps. Finis les patch de sécurité, les mises à jour ou les back-ups : toutes ces sources de coûts non productifs. Ce temps là, on a pu le réinvestir et nous concentrer beaucoup plus sur les optimisations de process, sur l'utilisateur lui-même, ou sur le déploiement d’outils de type ERP. En d’autres mots : sur la création de valeur pure pour l’entreprise.
Jardiland récolte les fruits de la collaboration avec Google Apps for business
mardi 22 novembre 2011
Publié par Pascal Pignon, Responsable Commercial Europe du Sud, Google Enterprise
Après avoir choisi Gmail comme messagerie, le numéro 1 de la jardinerie en France recourt à tout l’éventail des applications en ligne.
Né en 1973,
le groupe Jardiland
compte aujourd’hui près de 220 magasins, emploie 5 000 personnes et réalise un chiffre d’affaires de 800 millions d’euros. Disposant de quatre pépinières, quatre sièges, 90 magasins filialisés et 130 franchisés, le groupe gérait des messageries électroniques multiples, avec des coûts de maintenance élevés.
«
Google Apps for business
a permis d’accroître le nombre de comptes de messagerie tout en réduisant fortement les coûts exploitation »
, déclare Laurent Rousset, Directeur des Systèmes d’Information de Jardiland.
Dans les magasins, des comptes génériques ont été attribués par rayon ou par fonction, évitant aux Directeurs de répartir les informations auprès des personnes. D’autres usages se sont développés :
Google Sites
héberge l’intranet du groupe.
La collecte et le partage d’informations et de données se font avec
Google Docs
.
GTalk
facilite les échanges par téléphonie Internet et partage de documents.
Les
calendriers
synchronisés facilitent la coordination du travail.
Picasa
permet aux équipes de créer des albums photos illustrant leur expérience terrain et de les partager sur l’Intranet.
Mise en place par
Revevol
, cette plate-forme de messagerie et de collaboration relie les informations en incluant les fonctions de recherche, cœur de métier de Google. De plus, des processus métiers ont été créés dans Google Apps : collecte des chiffres d’affaires réalisés par les magasins auprès des fournisseurs, demande de contrat de travail saisonnier, remontée des indicateurs de ressources humaines, questionnaires en ligne…
A l’arrivée, un poste et demi a été libéré de l’administration des anciennes messageries. L’Intranet ne nécessite plus de ressources dédiées. Il n’y a plus besoin de serveurs FTP pour diffuser des informations multimédia vers les agences de communication.
« Avec Google Apps, les utilisateurs perçoivent une disponibilité permanente du service, et le retour sur investissement est immédiat. Google démocratise les outils informatiques car les salariés utilisent les mêmes services chez eux. Cela change complètement la relation aux outils collaboratifs traditionnels »
, conclut Laurent Rousset.
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