Le blog officiel de Google Cloud France: Google Forms

Une nouvelle culture de travail éclot chez Jardiland

mardi 16 février 2016

Fondé en 1973, Jardiland est spécialisé dans le végétal et les jardins. Le groupe compte plus de 197 magasins (dont 114 franchises) en France, Espagne, Belgique, Suisse et Portugal. Il réalise un chiffre d’affaires de 750 millions d’euros avec 5 500 collaborateurs (magasins en propre et franchisés).
Témoignage de Patrick Barrabé, responsable Intranet, outils collaboratifs et médias sociaux « Depuis 2011, la quasi totalité des salariés de Jardiland travaille avec les outils de Google for Work (Apps for Work, Drive, Gmail). 90 % utilisent par exemple Gmail for Work, aussi bien au siège que dans nos succursales. Plasticité Ces personnes ont acquis une culture du changement. Ce n’est pas une question de génération mais de ‘plasticité du cerveau’ : oser tester, expérimenter par soi-même. Les outils Internet comme ceux de Google modifient notre perception du changement. Celui-ci devient une réalité en flux continu, qui rend désireux d’évoluer, de se remettre en question. Cela développe une culture d’ouverture et d’agilité dans les comportements, y compris pour des salariés qui totalisent plus de trente ans de maison ! Cette transformation est vraiment remarquable et change radicalement les pratiques de travail. Des Ninjas formateurs La peur de ne pas savoir bien faire représente souvent un frein. Pour le lever, nous déployons actuellement les modules de formation à distance de Cloud Ninjas. Au moment voulu, en quelques minutes, on peut ainsi s’initier ou se perfectionner à une fonction de Drive ou d’Apps for Work, qu’il s’agisse de construire en temps réel un compte-rendu collectif, de produire des tableaux, de créer un formulaire interne ou externe… D’un clic sur l’icône du Ninja, un tutoriel s’affiche en surimpression des documents Apps for Work et Drive.

Dans un premier temps, les 170 collaborateurs du siège vont bénéficier du dispositif, qui sera ensuite étendu aux magasins. Ce format est vraiment adapté car il s’insère dans la journée de travail sans la perturber, et intègre en prime une dimension ludique et motivante (on peut organiser des défis entre équipes). En pratique La culture du formulaire en ligne est devenue un réflexe chez Jardiland. La direction administrative et financière en utilise un, développé sur mesure dans Google Forms, pour centraliser les erreurs de facturation des fournisseurs ainsi que les chiffres de vente des magasins. Les ressources humaines et les directeurs de magasin se servent également de formulaires partagés pour comptabiliser les mobilités entre magasins, lorsque des salariés viennent en appui pour quelques jours ou semaines. Le contrôle de gestion intègre ces éléments dans ses tableaux de bord de performances et de masse salariale. En termes de personnel, l’intégration des recrues est facilitée par un formulaire unique qui déclenche la demande d’ordinateur, de badge, d’identifiant électronique. Le manager et les services concernés sont directement informés. À l’aide des feuilles de calcul, les directions régionales construisent leurs rapports, effectuent les saisies prévisionnelles par magasin, en connexion avec le progiciel de gestion interne. Avec Agenda, les services généraux supervisent l’occupation des salles de réunion mais aussi la disponibilité des véhicules de service. Les réservations se faisant directement dans l’agenda partagé de Google. Dans tous ces cas d’usage, Chrome for Work sert d’interface universelle pour accéder aux données et aux processus d’entreprise. Des contenus internes multipliés par sept Depuis l’été 2015, nous disposons d’un tout nouvel intranet construit avec Google Sites et développé par l’intégrateur Cirruseo avec qui Jardiland travaille main dans la main. Cirruseo, partenaire premier recommandé par Google for Work, a pris en charge le déploiement, l’intégration et l’accompagnement de Jardiland tout au long du processus de basculement de l’entreprise vers ces nouveaux outils. C’est dans ce contexte que Cirruseo a intégré à l’intranet Jardiland Powertools for Google DriveTM de Designed 4 Work qui apporte une couche de gestion documentaire, la recherche de documents, les flux de validation, et un design qui s’adapte automatiquement au terminal (micro ordinateur, tablette, mobile). Grâce à l’expertise de Cirruseo, l’outil a été mis à disposition des salariés de Jardiland en moins de deux semaines. Les utilisateurs ont ainsi un espace sécurisé pour placer leurs documents, les partager et les travailler à l'intérieur de leur intranet. La puissance et la simplicité de cet outil ont multiplié par sept le nombre de publications dans l’Intranet ! ».

Créer et collaborer en temps réel sur trois continents

vendredi 8 janvier 2016

Fondé en 2006 par Frédéric Raillard et Farid Mokart, FFGROUP est le premier groupe français indépendant de créativité digitale, qui s’est vu discerné 400 prix internationaux, incluant 200 distinctions digitales. Le groupe, qui compte 350 employés issus de 25 nationalités, basés à Paris, Shanghai, Beijing et New York a produit près de 1 000 campagnes pour plus de 100 marques. FFGROUP est composé de deux réseaux créatifs digitaux internationaux (FF et Kids Love Jetlag), d’une société de production (KILLDEATH), d’un fonds d’investissement digital (FFDIF), et d’un média (BCKSTG).

Richard Huré, directeur des systèmes d’information

« Notre entreprise vit et fonctionne à cent à l’heure. Pour conserver cette vitesse d’exécution, nous externalisons tout ce qui ne concerne pas la création digitale. Nous stimulons la créativité en faisant en sorte que nos utilisateurs puissent librement communiquer et collaborer.

D’où notre choix, dès 2011, d’utiliser les services de Google for Work : messagerie Gmail et visioconférence Hangouts, afin de synchroniser le travail entre nos équipes et préparer notre croissance à l’international. Hangouts représente un outil pivot dans notre entreprise.

Il évite énormément d’appels téléphoniques ou de courriers électroniques, en rapprochant les équipes projet réparties entre trois continents. Google Apps for Work et Google Drive nous servent à coéditer et partager des documents, Google Sites à héberger l’Intranet qui présente notre groupe et nos services aux nouveaux collaborateurs.

Optimisation du travail et des coûts

Le plus de tous ces services clé en main réside dans leur simplicité d’utilisation, la maîtrise et la prédictibilité des coûts (40 euros par an et par utilisateur). La protection des données est aussi essentielle. En quatre ans d’utilisation, nous n’avons pas eu à subir une seule interruption de services ou perte de données. Nous sommes convaincus que nos informations sont bien plus en sûreté en étant hébergées par Google. Aussi compétent soit-il, notre service informatique dispose de moins de ressources qu’un leader mondial de l’Internet. C’est aussi beaucoup moins coûteux et contraignant que de disposer de sa propre infrastructure collaborative.

Usages métier

Pour nos achats, les devis des fournisseurs sont intégrés dans des feuilles de calcul Google, stockées dans Drive et associés à un flux automatisé Google Forms qui sert à valider la commande. Ce flux alimente en temps réel un tableau de bord de nos dépenses.

En termes de suivi de production, les créatifs saisissent leurs idées dans des formulaires Google créés sur mesure, qui facilitent le suivi et la validation par les clients, les directions de la création et de la production. Cela a notamment permis de coordonner la création de 1 400 films courts pour un client.

En matière d’exécution, les graphistes partagent avec les imprimeurs les données techniques liées aux formats, aux calibrages, aux papiers, via des formulaires Google. C’est à la fois un gain de temps, d’efficacité et de traçabilité.

Administration simplifiée

La transition entre l’ancien et le nouveau système s’est faite sans encombre, en seulement deux semaines, avec l’aide de l’intégrateur Gpartner. Les archives électroniques représentaient en moyenne 30 giga octets de données par utilisateur, récupérées et transférées dans Gmail pour l’historique des messages et des contacts, Google Agenda pour les rendez-vous, Google Drive pour les documents de travail (créations en haute définition, plans de communication, recommandations, tableaux de bord).

Notre annuaire d’entreprise est intégré dans Google Apps for Work, permettant une authentification unique des salariés.

Un travail plus fondant pour un groupe chocolatier international

lundi 15 décembre 2014

Fondé en 1814 dans les Pyrénées-Orientales, le groupe Cémoi est le seul chocolatier en France à maîtriser l’ensemble de la filière, de la production de fèves de cacao (dont il achète chaque année 3 % de la récolte mondiale) aux tablettes de chocolat et produits pâtissiers. Employant 3 200 salariés dans 22 sites à travers le monde (Europe, Afrique, Amérique), Cémoi génère 775 M€ de chiffre d’affaires.

Patrick Poirrier, PDG du groupe Cémoi « Cemoi est une entreprise internationale qui se développe dans un environnement concurrentiel fort. Nous devons régulièrement nous adapter et nous équiper pour améliorer notre performance au quotidien. Nous devons répondre aux demandes en deux ou trois heures, via toute interface, depuis tout point du globe — une centaine de nos commerciaux se déplace dans les plantations de cacao en Côté d'Ivoire ou au Ghana, dans les réseaux de distribution en Europe et en Amérique .

Accélération Face à ce changement d’ordre culturel et à la croissance du groupe, notre besoin de réactivité et de partage d’informations grandissait. Nous ne pouvions plus nous permettre d’être pénalisés par la lourdeur de notre ancienne messagerie. Une démonstration métier organisée par Gpartner au Googleplex de Paris nous a convaincus de la puissance de cet environnement de travail. Nous avons donc décidé de donner accès à Google Apps for Work et Drive for Work aux 1 100 de nos salariés disposant d’un ordinateur. Le fait de travailler avec Google montre à nos salariés que le groupe utilise des outils à la pointe. Cela nous fait aussi bénéficier des retours d’expérience d’une des sociétés Internet les plus innovantes.

Théâtraliser les produits Grâce à Drive, nous ne sommes plus limités pour échanger et partager des documents multimédia avec nos fournisseurs d’emballages. Auprès de nos distributeurs, nos forces de vente servent de vitrine. L’accès permanent à toute la documentation et aux contenus multimédia anime la relation commerciale : des exemples de théâtralisation sont partagés par Google Sites, avec des photos de l’agencement de nos produits en linéaire dans la grande distribution, chez les pâtissiers, chocolatiers et biscuitiers. Dans les pays producteurs de cacao, nous sommes en lien direct et mobile avec les planteurs. Nous réfléchissons à comment étendre ce lien, des producteurs aux consommateurs. » Réunis autour de la même table (virtuelle) Désormais, nos processus sont plus rapides, la diffusion d’information instantanée. Nous bénéficions d’un environnement collaboratif en ligne, toujours disponible et sécurisé. Nos usines et bureaux de vente aux États-Unis, en Pologne, à Hong Kong, et de négoce en Côte d’Ivoire, communiquent par visioconférence avec Hangouts. Cela favorise la perception de l’attitude des interlocuteurs, comme s’ils étaient présents autour de la même table de réunion. Nous utilisons également Hangouts pour les premières phases de recrutement de nos candidats à l’international. Bientôt, des Chromebox for meetings seront installés dans nos salles dédiées aux conférences à distance, afin de limiter les déplacements, les pertes de temps, les frais inutiles. La visioconférence est également précieuse pour réaliser des points d’actualité, du suivi de projet, ou créer une cellule de crise.

Pascal Delcombel, directeur des systèmes d’information et de l’organisation

« Le cloud de Google offre des possibilités quasi infinies. C’est une révolution pour travailler en déplacement, avec tout le monde, en interne comme en externe. Tout cela fonctionne de façon ouverte car le groupe veut vraiment fluidifier l’accès à l’information. Développement sur mesure, en quelques jours L’agilité offerte par ces technologies nous a incités à créer un nouveau processus de construction rapide d’applications sur mesure : deux fois par mois, la direction informatique ira à la rencontre des services du groupe pour discuter de leurs besoins et construire dans la foulée le ou les outils nécessaires, sur le socle des produits de Google.

GED et collaboration intégrées Les fonctions collaboratives de Google nous semblaient les plus avancées et le coût de possession compétitif, avec 30 GO de stockage et le recours à l’ensemble des services pour 40 euros par an et par utilisateur. Le retour sur investissement concernant Google Apps sera effectif en moins de trois ans. Le déploiement a débuté au printemps 2014 pour les fonctions de messagerie, d’agenda, de collaboration. En 2015, l’ancienne gestion électronique de documents sera basculée vers Google Drive et Sites : Drive incorporera à terme nos présentations internes, récupérées depuis notre ancienne GED, ainsi que d’autres sources issues de l’Intranet. Le système qualité, intégré à un flux de traitement (workflow), basculera aussi vers Drive. Changement en douceur

L’ancien système de messagerie et de gestion électronique de documents existait depuis plus de quinze ans. Malgré cela, la transition avec Google s’est faite assez naturellement, tant cet environnement est d’une utilisation intuitive — selon mes sondages, environ la moitié des 1 100 salariés équipés utilisait déjà Google à titre personnel. Nous avons formé les salariés à Gmail, Agenda, Google+, puis à Drive, en expliquant les consignes de partage, notamment avec l’extérieur. Un film a été réalisé pour présenter le changement, mais aussi des affiches, des imprimés, un libre-service électronique, un truc et astuce envoyé par courriel une fois par semaine, les “jeudis bars” durant lesquels les salariés rencontrent les informaticiens pour, par exemple, construire des enquêtes avec Google Formulaires. » En chiffre Entre juillet et novembre 2014, le nombre de contenus Google Apps créés par Cémoi a doublé, pour atteindre près de 10 000 sources : o Plus de 4 800 documents texte. o Plus de 3 500 feuilles de calcul. o Plus de 770 présentations. o Plus de 100 formulaires.

La mutation numérique de Celio

mercredi 5 novembre 2014

Réunis au Googleplex Paris à l’occasion de l’événement Atmosphere, 700 managers ont vécu de l’intérieur la e-transformation des grandes entreprises. Groupe phare de la mode masculine avec 1 200 points de vente dans 60 pays, Celio est venu exposer comment le digital irrigue l’ensemble de ses fonctions internes.

Témoignage de Laurent Thoumine, vice-président chaîne d’approvisionnement et systèmes d’information

« Quand j’ai rejoint le groupe en 2012, nos collaborateurs ne disposaient pas de terminaux d’entreprise permettant de photographier la boutique d’un concurrent et de partager cette image. Avec le directeur des systèmes d’information, nous avons décidé de donner un coup de pied dans la fourmilière et de construire une stratégie numérique, en partant du principe que ce qui se passe à l’intérieur se voit à l’extérieur. Autrement dit : devenir une marque digitale demande d’abord d’instaurer une culture et des pratiques numériques internes.
Des leviers par métier En utilisant le socle des Google Apps, l’ensemble de nos 6 000 salariés dans le monde a transformé sa façon de travailler :

Les stylistes partagent en temps réel des tableaux de tendance numériques, construits à la façon de Pinterest thématiques (photographies, croquis, vidéos, captures d’écran).

Les esquisses des futures collections sont soumises au vote de nos 6 000 salariés et de nos clients fidèles (Celio Open). Les formulaires Google font que l’entreprise étendue devient l’alliée du bureau de style, en aidant à identifier les futurs produits à succès et à ajuster les quantités à fabriquer.

La direction du réseau commercial sonde les points de vente sur les délais de livraison, à l’aide de feuilles de calcul Google qui alimentent en temps réel un tableau de bord global, région par région, pays par pays. Là encore, la donnée est « vivante » : précise, actualisée, partagée.

Chaque lundi matin, une équipe de notre Celio Labs se rend dans un service de l’entreprise, en France ou à l’étranger. En fonction de ses observations et des besoins métier exprimés, l’équipe propose dès le lundi après-midi un scénario de transformation numérique. Validé le soir même, le projet est développé en mode agile, en trois jours, en utilisant les technologies de Google. Le vendredi, l’application est livrée. Sur les 47 développées à ce jour, seules 3 n’ont pu être utilisées.

Expérimentations La fertilisation numérique de Celio passe aussi par la création d’un studio multimédia intégré, qui produit des contenus liés à notre univers de marque : photos, vidéos, textes sur le style de vie de nos clients. Dans la relation client, nous proposons une réservation de marchandise en ligne puis l’essai et le paiement en magasin ; le paiement en ligne et la collecte des produits en magasin ; la consultation des stocks de magasins voisins en cas d’indisponibilité d’une référence. Nous testons l’installation de murs numériques dans les magasins, avec du contenu diffusé depuis la centrale, ainsi que la mesure corporelle 3D, avec l’enregistrement des mensurations dans le compte du client. Nous aimerions aussi proposer la livraison à domicile le dimanche, à Paris. Nous développons de front tous ces services car il n’existe pas de botte secrète. Surtout, l’expérience client n’est réussie que si le délai de livraison promis est respecté. »

Essilor partage mondialement 800 000 documents avec Google Drive

mardi 30 septembre 2014

Numéro un mondial de l’optique ophtalmique, coté à la Bourse de Paris (CAC 40), Essilor réalise un chiffre d’affaires de plus de 5 milliards d'euros avec plus de 55 000 salariés. Présent dans plus de 100 pays, le groupe dispose de 28 usines, 450 laboratoires de prescription, de 3 centres Innovation et Technologies.. De la conception à la fabrication, Essilor élabore de larges gammes de verres pour corriger et protéger la vue.

Le témoignage de Vanessa Ranaivoharison, responsable des solutions collaboratives d’Essilor « Dès 2012, nous avons pris le parti d’ouvrir les services collaboratifs Drive for Work et Google Sites auprès de 21 000 salariés, avant même de les faire basculer vers la messagerie Apps for Work.

Deux usages essentiels Drive représente un conteneur universel de documents. Début 2013, ce service groupait déjà 350 000 documents. Aujourd’hui, nous en sommes à plus de 1,6 million de documents stockés, dont plus de la moitié est partagée. Plus d’un million de fichiers a été transféré depuis l’ancien système de gestion électronique de documents Microsoft Office / SharePoint, et incorporé dans Drive for Work. Drive sert également à la coédition de présentations, de documents, de formulaires, de feuilles de calcul. Toutes nos filiales dans le monde et toutes les fonctions (R&D, production, marketing, achats, finances, ressources humaines) travaillent en temps réel entre Amériques, Asie et Europe en utilisant les avantages d’Apps for Work / Drive for Work pour : coproduction et partage des projets, recherche optimisée et implifiée parmi les sources stockées, traduction simultanée des documents, visioconférences et messagerie instantanée.
Satisfaction Les formulaires Google structurent également les enquêtes internes de satisfaction qui nécessitaient auparavant l’assistance de la direction informatique ou le recours à de coûteuses solutions externes. Avec Drive for Work, les services sont totalement autonomes. La collecte des informations est automatisée, le partage de tableaux de bord simplifié. Ventes et marketing Au siège, la direction commerciale produit des informations sur les produits, les prix et les commandes, qui sont placées dans un répertoire Drive for Work. Elles deviennent automatiquement accessibles aux forces commerciales partout dans le monde. Les vidéos de présentation ou de formation, les campagnes commerciales et marketing sont partagées selon le même processus. Drive for Work permet cette diffusion simplifiée, mondiale et instantanée de tout contenu, via tout périphérique — téléphone, tablette, ordinateur ».

Bonduelle, une culture du partage

mardi 16 septembre 2014

Entreprise familiale créée en 1853, Bonduelle vise à assurer le bien-vivre par l'alimentation végétale. Ses légumes, cultivés sur 128 000 hectares, sont commercialisés dans 100 pays sous différentes marques, dans différents circuits de distribution et dans toutes les technologies. Doté d'un savoir-faire agro-industriel unique avec 57 sites industriels ou d’auto-production agricole, Bonduelle produit sur les meilleures zones de culture au plus près de ses clients.

Le témoignage de Marie-Charlotte Bouchery, directrice technologique « Depuis un an et demi que nous utilisons Drive, le changement majeur réside dans la facilité à coproduire des documents, en y accédant depuis tout endroit dans le monde et depuis tout périphérique. La cocréation est devenue un réflexe de travail dans tous les services du groupe. Suivi budgétaire Auparavant, chaque usine effectuait son suivi d’investissements via des feuilles de calcul Excel adressées aux contrôleurs de gestion, avec des problèmes permanents de versions. Le service des achats rencontrait le même souci lors de l’élaboration budgétaire, de la consolidation et de la révision des budgets. Depuis 2013, une tendance marquée chez Bonduelle consiste à stocker dans Google Drive afin de faciliter le partage. La collecte automatisée libère du temps pour l’analyse et garantit que les informations sont toujours à jour, dans toutes les filiales, du Brésil à la Russie.

Au sein de la direction informatique, cette nouvelle façon de co-construire le budget global fait gagner un mois de temps comparé à l’ancien processus, avec deux fois plus de contributeurs pourtant. L’élaboration budgétaire informatique s’effectue de la même façon avec les filiales. Avec le directeur des études et le directeur du système d’information, nous préparons les comités informatiques en mode collaboratif. Cela représente des heures de gagnées et une qualité accrue. Partage de saveurs Dans nos usines, les responsables qualité goûtent tous les jours les fabrications de la veille. Avant le passage à Google, ces résultats étaient consignés sur papier, puis saisis par un opérateur. Désormais, ils sont inscrits directement dans un formulaire Google, qui alimente automatiquement un tableau de suivi dans Google Feuilles de calcul, partagé en temps réel par Drive avec tous les services concernés : production, qualité, processus. Cela crée un effet viral auprès des autres usines, qui adaptent ces façons de faire novatrices. Simplicité Les salariés agissent librement avec Drive for Work, outil aussi puissant que fonctionnel. Nous incitons les 3 500 personnes dotées d’un compte Google à créer les feuilles de calcul, les présentations, les documents et les formulaires directement dans la suite logicielle de Google. Dans certains cas, nos collaborateurs préfèrent encore utiliser des logiciels bureautiques classiques, tout en partageant ensuite leurs documents par Drive. Les sources telles que des PDF, des images ou des diagrammes sont alors incorporées dans la mémoire numérique que représente Drive. Si le tandem Drive / Apps ne répond exactement pas au besoin des métiers — par exemple, des fonctions évoluées nécessaires aux présentations marketing ou des tableaux financiers complexes —, QuickOffice sert d’interface pour importer, consulter et modifier ces documents, en les laissant conformes à l’original. Mesure en temps réel Nous réalisons des sondages en temps réel via Google Formulaires et Drive, sur la qualité des services fournis par la direction informatique, sur les gains qualitatifs et quantitatifs. Par exemple 80 % des salariés estiment avoir gagné du temps après deux mois seulement d’usage de Google Apps. Dès que nous proposons un nouveau service, nous sondons nos utilisateurs, ce qui était très compliqué auparavant. C’est tellement riche d’enseignement et simple d’utilisation ! L’échantillon des sondés va de quelques dizaines à plusieurs milliers de salariés, dans tous les pays ». En chiffre En un an et demi, les salariés de Bonduelle ont créé et partagé sur Drive for Work:

50 000 Feuilles de calcul Google (+11 % au dernier trimestre).

30 000 Documents Google (+21 % au dernier trimestre).

10 000 Présentations Google (+23 % au dernier trimestre).

France - Le blog officiel

Une nouvelle culture de travail éclot chez Jardiland

Créer et collaborer en temps réel sur trois continents

Un travail plus fondant pour un groupe chocolatier international

La mutation numérique de Celio

Essilor partage mondialement 800 000 documents avec Google Drive

Bonduelle, une culture du partage

Labels

Archive

Feed

Useful Links

Company-wide

Produits

Développeurs