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Toute l’actualité des solutions professionnelles de Google
Labeyrie Fine Foods, un groupe festif dans ses produits, inventif dans ses processus
mardi 15 décembre 2015
Le groupe
Labeyrie Fine Foods
réalise un chiffre d’affaires supérieur à 900 millions d’euros. Il compte 4 500 salariés et treize usines en France et au Royaume-Uni. Labeyrie dispose de ses propres gammes de produits alimentaires gourmands et fabrique également pour les enseignes de la grande distribution.
Franck Claudel, responsable infrastructure, technologie et assistance, groupe Labeyrie Fine Foods
« Dès 2012, la direction informatique a fait le choix de Google for Work comme système de collaboration et de communication unifiées pour les 1 200 salariés en France équipés d’un ordinateur. Le précédent système se montrait trop rigide, complexe et coûteux en termes de maintenance.
Depuis trois ans, en lien avec l’intégrateur
Gpartner
et la direction des ressources humaines, nous développons une nouvelle façon de travailler, fondée sur le partage d’informations et l’efficacité collective. La suite Google Apps for Work représente pour cela une “mine d’or” qu’il faut apprendre à explorer, métier par métier.
Un pilotage des clôtures financières
En utilisant Google Apps Script, nous avons créé un tableau de bord intégré dans Google Sites, alimenté par environ 150 contributeurs internes : comptables, contrôleurs de gestion, chefs des ventes, managers de zones… Le processus a été numérisé de bout en bout : planning des tâches à effectuer, par personne et par date ; nature des documents à transmettre ; alertes automatiques en cas de retard. La direction financière dispose ainsi d’une vue d’ensemble, actualisée en temps réel.
Une information sociale facilité
La base de données unique (BDU) correspond à l’obligation légale de partage d’informations entre la direction générale, les ressources humaines et les représentants du personnel. Ces données (bilan social, informations financières) ont été centralisées dans Google Drive, avec une gestion des droits d’accès appropriée par intervenant.
Un suivi rigoureux des contrats
En utilisant les technologies complémentaires de
LumApps
, nous avons construit un suivi et un rappel automatisé des clauses et échéances des contrats juridiques du groupe. Ces documents sont stockés dans Drive. Selon le contrat et le fournisseur, le service juridique et les managers concernés sont alertés par e-mail.
Stratégie d’entreprise
Le projet CREA2020 impulsé par la direction générale et les centres de profits de Labeyrie doit définir l’avenir du groupe, en lien avec les salariés et les managers. Des communautés d’intérêt internes seront créées via Google+ et Google Groups, afin de centraliser les réflexions et d’animer les échanges.
Un système d’information facilité
Toutes nos procédures d’aide aux utilisateurs, notre documentation projets et technique, notre construction budgétaire et notre suivi administratif ont été transférées dans Google Drive, dont le moteur de recherche intégré facilite l’accès aux informations pertinentes. Les plans et le suivi budgétaires informatiques (fonctionnement, investissement) sont construits collectivement, via des feuilles de calcul partagées. Les présentations mensuelles internes sont préparées ensemble puis diffusées auprès du comité de direction. Il n’y a plus de cheminement ou d’échange de pièce jointe. »
* * * * * *
En chiffres
·
Les coûts de fonctionnement du système de communication et de collaboration ont baissé de 20 % avec Google for Work.
·
Après une semaine de prise en main, 90 % des salariés sont à l’aise avec les outils de Gmail, contacts et agenda.
·
L’assistance aux utilisateurs a considérablement été réduite (division par cinq du nombre de tickets d’incidents liés à la messagerie par exemple).
Sources : groupe Labeyrie Fine Foods
Comment Soitec se transforme en entreprise digitale
mardi 8 décembre 2015
Soitec
conçoit et produit des matériaux semi-conducteurs innovants, qui permettent de fabriquer des composants électroniques plus performants et plus économes en énergie. A titre d’exemple, les matériaux de Soitec se retrouvent dans plus de 95 % des composants de radiofréquence des smartphones. Cotée en Bourse (Euronext Paris), Soitec emploie un millier de personnes et réalise plus de 90 % de son chiffre d’affaires à l’international. Sa stratégie repose une innovation continue, avec environ 10 % du chiffre d’affaires consacrés chaque année à la R&D.
Entretien avec Laurent Maumet, directeur support aux opérations et transformation
« Les matériaux de Soitec sont dédiés au marché de l’électronique, un marché mondialisé et très concurrentiel, où la capacité d’innover constamment est fondamentale. Entretenir et développer une culture de transformation et d’innovation forment un élément clé pour assurer le succès de notre entreprise. En 2013, avec l’appui de
Gpartner
, nous avons équipé tous nos salariés de
Google Apps for Work
.
Mais un outil seul ne suffit pas à changer la culture de travail. Nous avons donc décidé d’agir en interne, à la fois pour lever les craintes éventuelles liées au
cloud
et pour montrer ses avantages en termes de collaboration en temps réel.
Répétition générale
Fin 2014, Google nous a présenté sa méthode et son atelier de Transformation Lab. En février, une vingtaine de salariés s’est réunie durant une demi-journée à Grenoble, où est basé notre siège, pour l’expérimenter. Ce groupe était composé aussi bien d’opérationnels que de cadres, issus des services achats, logistique, qualité, communication et informatique.
Après avoir écouté une présentation sur les réussites de l'économie digitale et sur la culture de l'innovation chez Google, nous avons planché sur ce qui pourrait améliorer notre travail au quotidien. Le résultat a dépassé nos attentes : les idées ont vraiment fusé — plus d’une soixantaine au total. Nous avons alors sélectionné les idées les plus pertinentes et les avons prototypées dans la foulée avec l'aide des consultants du
Transformation Lab
.
Validation
L’atelier a servi de test avant le déploiement d’un programme de transformation chez Soitec. Agir sur la culture d’entreprise pour encourager la transformation et l’innovation demande des qualités d’écoute, de leadership, de compréhension et d’analyse des situations, de repérage des problèmes sous-jacents, d’être à l’aise avec la technique, de fixer un cap et d’être fier de ce qui est produit.
Deux conclusions ont été tirées de cet atelier : d’une part, notre programme de transformation était pertinent et réalisable. D’autre part, il fallait monter en compétences sur les outils de Google, d’où une formation complémentaire assurée par Gpartner.
Déploiement
Désormais, cinq personnes de la DSI, soit 15 % de notre service, se consacrent à plein temps à accompagner la transformation dans toute l’entreprise. Elles rencontrent les managers, service par service, et animent des Google Cafés, organisés au restaurant d’entreprise, à l’accueil de notre siège, et directement dans les services. Pour que tous les salariés utilisent Google Apps for Work, nous avons instauré une formation « Premiers pas » d’une heure et demie. Il faut commencer par cette base pour éviter un blocage ultérieur .
Appropriation
La généralisation des Transformation labs fait partie de notre programme de simplification des processus chez Soitec. 80 programmes de changement sont en cours. Les salariés prennent en mains leurs initiatives. Ils peuvent solliciter un tutorat de nos coachs en changement. Mais il faut que ces personnes s’impliquent et déterminent comment les projets naissent, vivent, et meurent. Cela demande
d’accepter une part de flou ; que des expérimentations s’arrêtent mais que d’autres parviennent rapidement à leur but.
Cette incertitude représente un changement dans notre culture d’industriel et d’ingénieurs. Il est important que nos salariés se lâchent : qu’ils puissent agir dans leur vie professionnelle comme dans leur vie personnelle. Nous sommes confiants dans le fait d’être engagés dans la bonne direction et d’obtenir déjà des résultats. Changer l’outil informatique participe à l’évolution des schémas mentaux, la collaboration permanente devenant la norme ».
La transformation digitale vécue à la source
jeudi 3 décembre 2015
Penser différemment, agir rapidement et puissamment. Ce processus d’innovation permanente fait partie de la marque de fabrique de Google. De plus en plus de nos clients s’inspirent de cette combinaison entre savoir être et savoir faire, formalisée dans notre méthode Transformation lab que mettent en œuvre les partenaires de Google for Work.
Par Thibault Panhard, responsable du Transformation lab, Google France
Soitec, Veolia, Solvay, Essilor, Aperam, Devoteam, Celio ou encore Prisma Media. Ces grandes entreprises se sont toutes formées à l’approche Transformation lab et l’utilisent en interne pour accomplir leur transformation.
Transformation lab permet en effet :
1. D’expérimenter de nouvelles façons de penser et d’agir.
2. Construire collectivement, en temps réel, des processus plus efficaces.
3. S’approprier la transformation numérique.
Un format court et impactant
Transformation lab se présente sous la forme d’un atelier d’une demi-journée, organisé par nos partenaires avec les directions métiers des clients Google for Work. Cette « form-action » change l’état d’esprit des équipes en leur donnant le moyen, simple et concret, d’être actrices de leur propre changement, en fonction des améliorations qu’elles jugent prioritaires, quels que soient leur métier, leur fonction, leur secteur d’activité.
Méthode pensée du bas vers le haut, Transformation lab réunit managers et collaborateurs pour identifier ce qui a le plus d’impact dans l’activité de tous les jours. Ces « points de souffrance » que l’on pensait insolvables par exemple. Car nous sommes convaincus que l’innovation existe de façon latente dans toute entreprise. On en libère le potentiel en changeant la façon de voir et d’agir des collaborateurs.
1. Inspirer
À l’aide notamment de cartes mentales et de jeux de rôle, le premier temps du Transformation lab met en lumière les facteurs propices à l’innovation : se focaliser sur les utilisateurs, voir grand, cultiver le droit à l’erreur et à l’amélioration continue, produire le plus grand nombre d’idées, y compris celles semblant les plus folles ou inaccessibles. Cette stimulation d’idées s’appuie également sur les réussites issues de l'économie digitale.
2. Explorer
Les équipes du client analysent ensuite ce qui, dans leur métier, représente des enjeux non résolus, des processus à optimiser ou à inventer pour mieux travailler au quotidien.
Ce travail de recensement est réalisé en temps réel à travers des formulaires ou des documents Google for Work, alimentés et visualisés par tous les salariés et managers participants.
Au terme d’une à deux heures de ce travail, plusieurs dizaines de propositions sont ainsi identifiées. Cinq à six idées phares sont alors retenues en fonction de leur impact en termes de rapidité, rentabilité, fiabilité, qualité, innovation...
3. Prototyper
Dans ce troisième temps, il s’agit, sans viser la perfection, de créer ces nouvelles façons de faire qui vont générer de la valeur : changer le mode de démarchage client ; transformer la façon de produire et de partager des rapports ; associer R&D et après-vente pour optimiser la mise au point de nouveaux produits…
Ce sont les équipes qui fixent la valeur de chaque prototype, en fonction des enjeux métier et des bénéfices à réaliser rapidement. Les résultats sont présentés et amendés en direct, par tout le groupe. Les personnes sont ainsi impliquées, motivées, fières de ce qu’elles construisent. C’est une logique intrapreneuriale, soutenue par la méthode Transformation lab et les outils de Google for Work.
4. Itérer
L’atelier d’une demi-journée n’est qu’un pas dans l’appropriation d’une culture d’innovation et d’amélioration continue. Au sein des services, une ou plusieurs personnes vont structurer et amplifier le mouvement, en veillant à communiquer, mobiliser, conseiller, coordonner et informer sur les gains qualitatifs – quantitatifs engendrés par ces changements.
Google for Work et ses partenaires accompagnent le client dans la création de ces équipes projet qui accompliront la transformation digitale de l’entreprise dans le long terme.
Place à l’action
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