Fondé en 2001, le cabinet de conseil en stratégie opérationnelle Weave regroupe plus de 250 salariés. Ses consultants interviennent dans de nombreux secteurs d’activité (agro-alimentaire, énergie, transport, secteur public, services financiers). En complément de la suite Google Apps utilisée depuis 2010, Weave s’est équipée fin 2013 du moteur de recherche Google Search Appliance (GSA).
Dominique Barrière, associé, secteur banque & assurance
« Dans le métier du conseil, la capitalisation des connaissances et des savoir-faire est essentielle. Elle accélère l’analyse et la résolution des problèmes et favorise la personnalisation de nos recommandations. Depuis 2007, notre cabinet stocke systématiquement en fin de mission les livrables essentiels (propositions commerciales, études d’opportunité et de faisabilité, comparatifs, référentiels, études de cas, retours d’expérience) dans un logiciel de gestion électronique de documents. Cela représente à ce jour plus de 23 000 documents.
Pour partager nos réflexions au sein de différents centres de compétences, nous avons également mis en place des
Google Sites, riches de 33 000 documents, et des répertoires
Drive, avec 45 000 sources. Soit un flux de près de 80 000 documents. Enfin notre
plate-forme de publication via Internet est aujourd’hui forte de 2 300 documents.
Œil de lynx
Chacun de ces outils disposait d’un moteur de recherche propre, mais il nous manquait la possibilité d’une exploitation transversale et unifiée de nos savoir. Plutôt que de perdre un temps précieux à rechercher une aiguille dans plusieurs bottes de foin, nous voulions que l’ensemble des consultants accède de façon unique, simple et instantanée, à des informations clés. Depuis l’automne 2013,
Google Search Appliance (GSA) est le tamis qui nous apporte simplicité, rapidité et exhaustivité. Cette solution a été mise en oeuvre avec l’aide de l’intégrateur
Sword Connect.
Après authentification par son compte Gmail Weave, chaque consultant mène ses recherches au bureau, en déplacement, chez les clients ou en télétravail, depuis son ordinateur, sa tablette ou son téléphone. GSA sert aussi de moteur de recherche sur nos sites web institutionnels avec l’utilisation d’un index dédié et séparé afin d’avoir un cloisonnement total entre les requêtes des salariés et celles des visiteurs, pour des raisons évidentes de sécurité et de confidentialité.
Matière à action
Le métier du conseil repose sur la culture du partage. Pour garantir le développement de cette culture de la recherche, un responsable de la capitalisation des connaissances a été nommé au sein de chaque pôle d’activité afin de veiller à la constitution d’un fonds d’informations pertinentes et récentes. GSA donne accès à tous ces fonds en évitant de multiplier les sollicitations de collègues, ce qui nous fait gagner un temps précieux.
Une urgence traitée en deux jours
En moyenne, 200 recherches GSA sont effectuées chaque jour par les consultants. Cet outil représente un réel avantage concurrentiel, car GSA nous connecte en temps réel à des informations auparavant ‘noyées’ dans un patrimoine de connaissances qui croit quotidiennement. À titre d’exemple, une banque nous a récemment sollicités pour l’assister dans le cadre d’une fusion acquisition. Une telle opération exige de soumettre auprès des autorités de contrôle des dossiers d’agrément spécifiques. En deux jours, nous avons été en mesure, grâce à GSA, d’explorer notre fonds d’information, de trouver des documents similaires et de construire une réponse correspondant à 90 % de la demande du client et des attentes des autorités de contrôle. Dans le cadre d’une opération pilotée par les délais, ce genre de résultat a un réel impact !
Des résultats sur mesure
La syntaxe de GSA est bien connue des consultants et leur permet d’effectuer des requêtes sur mesure — par exemple rechercher une chaîne de mots à l’exception d’un terme. Différents filtres ont également été ajoutés afin que les consultants ciblent au mieux leur recherche en sélectionnant certains formats de documents, certains espaces sources ou bien la ‘fraîcheur’ des informations. Des fonctions de tri servent à afficher les résultats par date ou par pertinence, en précisant l’emplacement de chaque document et en prévisualisant les premières pages. Un simple clic sur le résultat choisi et le document est téléchargé. Au fur et à mesure des nouvelles informations indexées par GSA, le serveur affine son lexique, optimise les liens entre sources et propose automatiquement des recherches associées de plus en plus pertinentes.
Un maillage renforcé
GSA est également utilisé comme vecteur de développement du ‘maillage’ entre consultants. Ainsi sont également affichés sur l’écran de restitution des recherches : les auteurs de chaque document, les derniers billets publiés sur l’espace internet et le fil twitter du cabinet. Les liens se créent ainsi entre consultants de différents secteurs. Notre capital immatériel s’enrichit. »
Vous souhaitez en savoir plus sur la Google Search Appliance et comprendre comment de grands groupes tels que Weave et Fraikin optimisent leur productivité ? Cliquez sur ce lien pour visualiser notre premier webinar Hangout search.
