Le groupe Labeyrie Fine Foods réalise un chiffre d’affaires supérieur à 900 millions d’euros. Il compte 4 500 salariés et treize usines en France et au Royaume-Uni. Labeyrie dispose de ses propres gammes de produits alimentaires gourmands et fabrique également pour les enseignes de la grande distribution.
Franck Claudel, responsable infrastructure, technologie et assistance, groupe Labeyrie Fine Foods
img_2417-2.jpg« Dès 2012, la direction informatique a fait le choix de Google for Work comme système de collaboration et de communication unifiées pour les 1 200 salariés en France équipés d’un ordinateur. Le précédent système se montrait trop rigide, complexe et coûteux en termes de maintenance.
Depuis trois ans, en lien avec l’intégrateur Gpartner et la direction des ressources humaines, nous développons une nouvelle façon de travailler, fondée sur le partage d’informations et l’efficacité collective. La suite Google Apps for Work représente pour cela une “mine d’or” qu’il faut apprendre à explorer, métier par métier.
Un pilotage des clôtures financières
En utilisant Google Apps Script, nous avons créé un tableau de bord intégré dans Google Sites, alimenté par environ 150 contributeurs internes : comptables, contrôleurs de gestion, chefs des ventes, managers de zones… Le processus a été numérisé de bout en bout : planning des tâches à effectuer, par personne et par date ; nature des documents à transmettre ; alertes automatiques en cas de retard. La direction financière dispose ainsi d’une vue d’ensemble, actualisée en temps réel.
Une information sociale facilité
La base de données unique (BDU) correspond à l’obligation légale de partage d’informations entre la direction générale, les ressources humaines et les représentants du personnel. Ces données (bilan social, informations financières) ont été centralisées dans Google Drive, avec une gestion des droits d’accès appropriée par intervenant.
Un suivi rigoureux des contrats
En utilisant les technologies complémentaires de LumApps, nous avons construit un suivi et un rappel automatisé des clauses et échéances des contrats juridiques du groupe. Ces documents sont stockés dans Drive. Selon le contrat et le fournisseur, le service juridique et les managers concernés sont alertés par e-mail.
Stratégie d’entreprise
Le projet CREA2020 impulsé par la direction générale et les centres de profits de Labeyrie doit définir l’avenir du groupe, en lien avec les salariés et les managers. Des communautés d’intérêt internes seront créées via Google+ et Google Groups, afin de centraliser les réflexions et d’animer les échanges.
Un système d’information facilité
Toutes nos procédures d’aide aux utilisateurs, notre documentation projets et technique, notre construction budgétaire et notre suivi administratif ont été transférées dans Google Drive, dont le moteur de recherche intégré facilite l’accès aux informations pertinentes. Les plans et le suivi budgétaires informatiques (fonctionnement, investissement) sont construits collectivement, via des feuilles de calcul partagées. Les présentations mensuelles internes sont préparées ensemble puis diffusées auprès du comité de direction. Il n’y a plus de cheminement ou d’échange de pièce jointe. »
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En chiffres
·   Les coûts de fonctionnement du système de communication et de collaboration ont baissé de 20 % avec Google for Work.
·   Après une semaine de prise en main, 90 % des salariés sont à l’aise avec les outils de Gmail, contacts et agenda.
·   L’assistance aux utilisateurs a considérablement été réduite (division par cinq du nombre de tickets d’incidents liés à la messagerie par exemple).
Sources : groupe Labeyrie Fine Foods