Entretien avec Jérôme Jelocha, directeur des systèmes d’information, UBM Medica France

Le « Vidal » est la référence des médecins en France, bien connue également des patients. Ce dictionnaire médical fait partie des ouvrages et magazines de santé édités par le groupe United Business Media, qui compte 6 500 employés dans 30 pays d’Europe, d’Asie et d’Amérique. La filiale française UBM Medica emploie 200 personnes réparties en deux pôles : produits de santé d’une part, salons et évènements d’autre part.

« Nos collaborateurs se déplacent très régulièrement, que ce soit pour réaliser des articles et des interviews, organiser des séminaires, animer des stands, effectuer des présentations », énumère Jérôme Jelocha. Pour répondre à ces enjeux fonctionnels, le groupe recherchait une messagerie électronique sécurisée, sans limite de volume, accessible en tous lieux, à tout moment, depuis tout périphérique. Il s’agissait également de pouvoir réaliser des visioconférences avec les autres filiales internationales sans investir dans de coûteux équipements dédiés.

En 2011, UBM Medica France fait le choix d’une informatique orientée service, disponible en permanence via le « nuage » d’applications proposées en ligne par Google Apps. Sur les terminaux, le client de messagerie Outlook reste en place, pour ne pas modifier les habitudes de travail des employés. Mais les anciens serveurs Exchange, vieillissants et nécessitant des contraintes de licence, de maintenance et de sauvegarde, sont remplacés par Gmail et ses 25 giga octets de capacité de stockage par compte utilisateur (sachant que l’entreprise dispose de 400 boîtes aux lettres pour 200 salariés). Un connecteur logiciel fourni par Google assure l’interface entre la partie clients de messagerie et l’infrastructure SaaS de Google. Ce choix confère au client la souplesse des Google Apps (hébergement au plus près de l’utilisateur, innovation avec les visioconférences) tout en maintenant le cadre habituel de travail.

« Testée au préalable, la compatibilité de cette architecture s’est révélée tout à fait satisfaisante », apprécie Jérôme Jelocha. Avec l'aide de Revevol, le transfert vers Google Apps s’est effectué en deux temps :
  1. Tout d’abord, un programme pilote réduit à une dizaine d’utilisateurs a validé l’architecture et le processus de passage d’une messagerie à l’autre. Ce fut également l’occasion de tester le fonctionnement de Google Apps avec de multiples domaines de messagerie et les accès en mobilité.
  2. Puis le transfert s’est déroulé en plusieurs vagues, avec une équipe informatique qui s’assurait de la reprise de l’existant - un peu plus de 2 giga octets de données par utilisateur en moyenne - et du bon démarrage en condition opérationnelle, avec le support d’experts de la société Revevol. En quatre mois, l’ensemble de l’opération s’est déroulé avec succès et sans impact significatif sur le quotidien des collaborateurs d’UBM Medica France.
Désormais tous les collaborateurs, y compris naturellement les commerciaux, les managers traitent leurs courriels indifféremment depuis leur micro ordinateur, tablette ou téléphone mobile. Où et quand ils le souhaitent, ils entrent en dialogue instantané par écrit, conversation vocale et vidéo avec leurs collègues en France et à l’étranger, grâce à Gtalk. « Au bout du compte, quel sera mon meilleur souvenir de ce projet ? Probablement un équipier en charge de l’assistance technique m’informant qu’il venait d’expliquer à notre directeur général comment réaliser une visioconférence avec notre filiale en Espagne. Conquis, celui-ci a souhaité organiser dans la foulée une présentation à toute l’entreprise de ce nouveau service déployé par la direction informatique ! », conclut Jérôme Jelocha.