Entretien avec Eric Garnier et Michel Candido, responsable informatique et chef de projet informatique de la ville de Gap.

Les 450 fonctionnaires du chef-lieu des Hautes-Alpes viennent de vivre, en douceur, une transformation profonde. La communication et la collaboration sont entrées dans une nouvelle dimension avec Google Apps for Business. Le service informatique de la ville est le premier à en avoir bénéficié. "Le constat était simple : deux de nos quatre informaticiens étaient occupés à temps plein par les problèmes de saturation du serveur de messagerie et des boîtes aux lettres électroniques", témoigne Eric Garnier, responsable informatique de la ville. "Ces problèmes mettaient hors connexion les PC. Il fallait ensuite se déplacer dans les différents services pour les réactiver. Nous étions aussi confrontés à l’allongement des sauvegardes nocturnes et à la saturation de la baie de stockage".

Nouvelle vague

Du jour au lendemain, l’activation de Google Apps for Business a changé la donne. Ce souffle nouveau ne s’est pas seulement traduit par deux informaticiens se consacrant à nouveau aux futurs projets informatiques : c’est l’ensemble des services de la ville qui profite de fonctions inédites, pratiques, sécurisées et déployées en quelques heures. "A périmètre équivalent le surcoût de la messagerie aurait été de 10 à 20%, cependant Google Apps nous fournit un ensemble complet de communication et de collaboration interne et externe, quand les autres services en ligne se cantonnaient à de la messagerie externalisée", commente Michel Candido, chef de projet informatique. "Pour obtenir des fonctions identiques au tout-en-un de Google, le surcoût aurait été de 20% à 200% !".

Entre septembre et octobre 2012, gPartner, intégrateur de Google Apps, a connecté 600 postes fixes et mobiles à la solution, formé 50 utilisateurs référents parmi les fonctionnaires de la ville et rapatrié des centaines de giga octets d’archives de messagerie. Des agents ont retrouvé des courriels qu’ils croyaient perdus en utilisant la recherche intégrée dans Gmail.

Nouveaux usages

Désormais, la direction générale des services dispose d’une mémoire exhaustive de tous ses dossiers, utilisable en ligne lors des réunions. De même, les élus accèdent à tout moment, depuis tout poste fixe ou mobile, aux plans produits par les services de la voirie et des bâtiments. Lorsqu’ils rencontrent les habitants en réunion publique ou visite de quartier, ils répondent plus facilement aux questions en accédant en direct aux ressources partagées dans Google Apps.

Avec Google Drive, les services collaborent en temps réel. Des groupes de projet coéditent et partagent les documents avec le centre communal d’action sociale.
Les chefs de service limiteront leurs déplacements en se servant de la visioconférence (Hangout) et de la messagerie instantanée (Gtalk). Dans les formulaires Google, ils inscrivent les heures supplémentaires effectuées par les agents. La direction des ressources humaines dispose en direct de ces données, sans ressaisie. Il en va de même pour les dates de congés. Et prochainement, un extranet Google Sites fournira aux agents des informations relatives aux ressources humaines.

Grâce à Google Agenda, les habitants pourront consulter en ligne les disponibilités de la salle des mariages et déposer leur réservation à travers le site web de la ville. Bref, Gap montre la voie vers des services publics optimisés pour tous les publics : citoyens, élus, cadres et agents territoriaux.