Publié par Floriane Fay, Marketing Europe du Sud et de l’Est, Moyen-Orient, Afrique, Google Enterprise

Depuis 2010, 120 agents et cadres de cette commune de 15 700 habitants en Moselle partagent données et applications en ligne grâce à Google Apps. Entretien avec Dominique Zaccaro, directrice générale adjointe en charge de la communication et des systèmes d’information et Frédéric Ambrosin, administrateur des Google Apps et webmestre de la ville.

Quelle a été la genèse de ce projet ?

Depuis 2007, Hayange est engagée dans la dématérialisation de ses procédures. Nous recherchions une technologie capable de mieux faire communiquer les différents services, tout en nous affranchissant le plus possible des contraintes informatiques. En 2009, nous avons donc évalué les offres de Microsoft, Zimbra (éditeur Open Source) et de Google, dont nous avons retenu la suite Google Apps for Business.
Dans un premier temps, nous nous sommes fait aider par notre prestataire Web, Bizance, pour activer les applications (Gmail, Sites pour l’Intranet, Docs pour la bureautique collaborative, Talk pour la messagerie instantanée, les calendriers partagés et Picasa pour le traitement graphique). Depuis, nous assurons directement la formation des nouveaux utilisateurs et l’administration des comptes.

Quels avantages retirez-vous de ce choix ?

Après un temps de transition, le travail collaboratif est devenu un réflexe dans les services, aussi bien de la part des cadres que des agents. Le personnel comme les élus disposent de toutes les informations via l’Intranet : comptes-rendus des commissions, informations légales, organigrammes, annuaires, actualités, archives. Les chefs de service partagent et synchronisent leurs agendas. Surtout, l’information est accessible en permanence depuis des ordinateurs fixes et portables mais aussi des téléphones Android ; depuis un bureau, un atelier, voire à domicile - cette possibilité est très appréciée par les cadres, parfois conduits à travailler depuis chez eux. Et, bien évidemment, l’impact financier positif des Google Apps n’est pas à négliger même si notre décision a surtout été motivée par la volonté d’être plus efficaces dans nos méthodes de travail.

Quelles évolutions envisagez-vous ?

Avec l’appui de la société E-consulting, nous utilisons les scripts de Google App Engine pour organiser des flux automatisés d’informations et développer des formulaires dédiés par exemple à l’organisation des mariages, aux déclarations de naissances et de décès, à des alertes automatiques postées sur notre Intranet. Certains utilisateurs recourent aussi au réseau social Google+, et nous envisageons d’utiliser les vidéo-bulles. Enfin, nous sommes impatients de l'arrivée de Google Drive.
Avec seulement une interruption de service de vingt minutes en plus de deux ans d’utilisation, nous allons renforcer notre usage de Google Apps et continuer d’en faire la promotion auprès des collectivités qui nous appellent régulièrement à ce sujet.