Entretien avec Benjamin Six, Responsable des Etudes et de l’Innovation à l’ESSEC Business School

L’ESSEC est une grande école de commerce internationale qui compte 4 400 étudiants et un peu moins de 5 000 participants à la formation continue sur trois campus (Cergy-Pontoise, La Défense et Singapour). L’ESSEC c’est aussi un budget de 100 millions d’euros pour une entreprise de 600 salariés et de 141 professeurs permanents. Ses deux principales missions sont la pédagogie et la recherche. Depuis maintenant 3 ans le groupe est passé à Google Apps. Retour sur cette expérience avec Benjamin Six, Responsable des Etudes et de l’Innovation à l’ESSEC Business School.



Pourquoi être passé aux outils 100% Web de Google Enterprise ?

Notre décision de passer à Google remonte à 2009 quand nous nous sommes rendu compte que les outils informatiques grand public étaient plus performants pour nos étudiants, nos collaborateurs et nos professeurs que les outils informatique professionnels.

Nous avions le choix entre continuer à utiliser des outils corporate, mais moins efficaces, ou basculer vers une autre manière de penser l’IT, en prenant des outils grand public et en leur ajoutant des bonnes pratiques pour en faire des outils adaptés à l’entreprise.

Ce que vous décrivez pour 2009, ce sont les débuts de la “consumérisation” de l’IT ?

Oui, exactement ! Dans le même temps, cela a transformé le rôle des responsables du système d’information. Nous sommes passés d’une phase où nous proposions des solutions techniques, à un rôle de conseiller sur les usages possibles de ces solutions.

Quels sont ces nouveaux usages et les bénéfices que vous en avez tiré ?

A l’ESSEC, nous avons toujours mis la collaboration au centre des apprentissages. Un des usages les plus importants que l’on a des Google Apps, c’est d’ouvrir des espaces de cours via Google Sites et Google Docs. Chaque cours et chaque promotion peut avoir son propre site.

Cette solution permet aux élèves et aux enseignants de partager des informations et des documents très librement et très efficacement. Et en plus cela rallonge la durée de vie de l'information. Nous ne fermons aucun espace. Ils sont tous accessibles “à vie”. Cela permet en quelque sorte une sédimentation du savoir au sein de l’institution. Nous avons par exemple plus de 60 000 documents et entre trois et quatre mille sites qui sont aujourd’hui archivés sur la plate-forme. C’est une volumétrie gigantesque que seules les Google Apps permettent de générer.

Notre rôle par rapport à ces outils c’est simplement de conseiller les usagers et de leur apprendre à les utiliser de la manière la plus pertinente possible. Il ne s’agit même plus de les former. Nos étudiants savent déjà se servir des Google Apps avant d’arriver à l’école ! En fait... ils les utilisent dans leur vie personnelle.

Indépendamment des étudiants, qu’en est-il de la partie entreprise de l’ESSEC ? La branche administrative de l’école utilise-t-elle également la solution 100% Web de Google ?

Complètement ! On a laissé une grande liberté lors de la migration. Ce sont les utilisateurs eux-mêmes qui ont choisi d’utiliser les Google Apps plutôt que les anciennes solutions traditionnelles. On n’a rien imposé à personne mais la tendance est clairement en faveur des solutions de Google. Et aujourd’hui, tout le monde les utilise quotidiennement.

En tant que Manager IT, quels conseils donneriez-vous aux décideurs d'entreprises qui hésiteraient à passer au Cloud de Google ?

En fait, je pense que nous sommes aujourd’hui à un point de rupture pour les DSI. Le Cloud et le SaaS (NDR : logiciels à la demande) sont en train de mettre fin à leurs suprématies. Aujourd’hui, les directions métiers et les utilisateurs peuvent tout à fait mettre en place une solution sans passer par la direction informatique.

Le challenge pour un manager IT actuellement c’est donc de réinventer son métier et de prouver aux autres directions que la fonction est non seulement pertinente, mais créatrice de valeur pour l’entreprise.

Sur des choses aussi indispensables que la bureautique et la messagerie, la démonstration est très simple : il faut juste montrer aux utilisateurs que nous sommes à l'écoute de leurs besoins.

Un des résultats importants dans ce projet de bascule vers les Google Apps, c’est qu’on est passé d'une DSI qui disait « non ! » (je caricature), à une DSI qui dit aujourd’hui « vous pouvez faire encore plus ; vous, utilisateurs, vous avez les moyens pour beaucoup plus ».

Les outils de Google nous ont aussi permis de gagner énormément de temps. Finis les patch de sécurité, les mises à jour ou les back-ups : toutes ces sources de coûts non productifs. Ce temps là, on a pu le réinvestir et nous concentrer beaucoup plus sur les optimisations de process, sur l'utilisateur lui-même, ou sur le déploiement d’outils de type ERP. En d’autres mots : sur la création de valeur pure pour l’entreprise.